Cómo reprogramar una cita sin crear una reserva duplicada

Para mover una cita existente de un cliente en la app móvil de Desk, ábrela y usa Edit, o mantenla presionada en una vista de horario y arrástrala a la nueva hora. Así puedes comprobar el cambio en la misma reserva sin crear otra.

Acuerda primero la nueva fecha y hora. Después de guardar o soltar la cita arrastrada, vuelve a abrirla y revisa el resultado antes de decirle al cliente que el cambio está completo. Conservamos los nombres de los controles en inglés para que puedas identificarlos en la app.

Empieza por la cita correcta y las opciones de comunicación

Revisa el negocio seleccionado, el cliente, la fecha original y el servicio. Si el cliente tiene varias visitas próximas, identifica cuál quiere mover. Conserva las demás visitas como están.

Antes de usar cualquiera de los dos métodos, comprueba que la visita completa quepa en el horario del integrante del equipo y en el horario laboral, y que los equipos compartidos que requiera estén disponibles. Ten en cuenta la duración completa del servicio, no solo la hora de inicio.

Antes de mover una reserva con mensajes de texto automáticos activados, revisa el permiso escrito o electrónico documentado del cliente para tu negocio y ese propósito. Comprueba cualquier solicitud de no recibir mensajes, las instrucciones de tu proveedor para STOP/HELP, la configuración de envío y los créditos. Si falta el permiso, mantén desactivados los mensajes correspondientes y usa otro canal permitido.

Los dueños y administradores pueden revisar Business Settings → Notifications → SMS notifications → Send reschedule notifications. Que la opción esté activada no demuestra permiso ni entrega. Los créditos SMS se cobran por separado. La guía de mensajes automáticos de Desk, en inglés, explica las opciones.

Usa Edit cuando quieras revisar los detalles

1. Abre en el calendario la cita futura existente y confirma el cliente y la visita original.
2. Toca Edit y configura la nueva fecha y hora de inicio acordadas.
3. Revisa Assigned Team y Selected Services. Comprueba la hora de finalización calculada, incluida toda la duración del trabajo.
4. Revisa los demás datos y toca Save.
5. Abre la cita guardada en la nueva fecha y compárala con el cambio acordado.

La documentación de citas de Desk, disponible en inglés, describe Edit para modificar la cita que abriste. Si el cliente quiere una visita adicional, usa el proceso independiente de Book Next.

Cambiar la fecha debe ser una decisión deliberada. No uses Book Next solo porque no encuentras la reserva original; localiza ese registro antes de crear otro.

Arrastra la cita para moverla dentro de una vista de horario

En la app móvil de Desk, mantén presionado el evento existente y arrástralo a la hora deseada. El comportamiento documentado ajusta el arrastre a incrementos de 15 minutos. En una vista de varios días también puedes arrastrarlo a otro día.

Suelta la cita para guardar el movimiento. No presupongas que la hora exacta bajo tu dedo es la que se guardó; vuelve a abrir la cita y lee sus horas de inicio y finalización. Si el resultado ajustado no coincide con lo acordado, usa Edit para revisar la fecha y la hora.

El movimiento puede fallar si hay un conflicto en la nueva hora, por ejemplo si el equipo requerido ya está reservado. Si Desk muestra “Event could not be moved” (no se pudo mover el evento), revisa la cita real antes de intentarlo de nuevo.

Si el movimiento falla o el resultado no está claro

Empieza por buscar la cita en su fecha original y en la nueva fecha propuesta. Lee los datos guardados en lugar de suponer que el último gesto funcionó o falló.

Después, revisa qué podría impedir que la visita quepa en el horario deseado:

• La disponibilidad del integrante del equipo seleccionado y las citas existentes.
• La duración completa del servicio y la hora de finalización calculada.
• El horario laboral y los descansos del nuevo día.
• Cualquier sala, silla o equipo requerido que ya esté en uso.

La documentación de horarios de Desk, en inglés, explica el horario del negocio. Nuestra guía de equipos compartidos explica la capacidad de los recursos. Revisa el servicio y el integrante del equipo concretos en lugar de suponer que todas las visitas duran lo mismo.

No crees una segunda cita para probar si la nueva hora funciona. Si todavía no puedes conciliar el registro guardado con el movimiento deseado, contacta al soporte con la fecha y los detalles del error. Evita incluir datos de clientes en capturas públicas.

Verifica el cambio y confirma los datos finales

Vuelve a abrir la cita en la nueva fecha. Revisa el cliente, la fecha completa, las horas de inicio y finalización, el equipo asignado, los servicios y el estado. Revisa por separado los pagos, depósitos o formularios que aparezcan en ese registro; no presupongas que cambiar la fecha resuelve esos requisitos.

Revisa también la hora anterior. Ya no debería contener la cita que querías mover. Podría seguir apareciendo la reserva de otro cliente u otra visita de ese mismo cliente. Inspecciona los datos antes de decidir que un registro está duplicado.

Repite el acuerdo final por un canal permitido. Por ejemplo: «Tu cita ahora es el [día de la semana, fecha completa] a las [hora de inicio], hasta las [hora de finalización], con [integrante del equipo]». Reemplaza los campos con los datos guardados, no con la hora que intentaste seleccionar inicialmente.

Si solicitaste un mensaje automático de reprogramación, revisa el estado del mensaje antes de dar por hecho que se entregó. Si la entrega es incierta, confirma los datos por otro canal permitido. Que una cita se haya guardado no demuestra que el cliente recibió el mensaje.

Si ya existe una reserva duplicada

Identifica qué registro debe conservarse antes de actuar sobre cualquiera de los dos. Compara el cliente, las fechas, los servicios y los datos de pago con la reserva deseada.

Cancel Event es una cancelación, no un cambio de fecha. Desk documenta que cancelar una cita con un depósito pagado reembolsa ese depósito al cliente. Revisa el funcionamiento de los depósitos, en inglés, antes de cancelar un registro no deseado. Consulta al soporte si el estado del pago no está claro.

Al reprogramar, el resultado útil es la cita existente guardada a la nueva hora acordada, con sus requisitos pendientes claros y el cliente informado por un canal que puedas verificar.