Cómo evitar reservas dobles de una silla, sala o máquina compartida

El especialista B está libre a las 10:30. Pero la única silla de tratamiento está reservada para el especialista A hasta las 11. Aceptar la cita de B a las 10:30 dejaría a alguien esperando, aunque su calendario parezca libre.

Para evitar ese conflicto, revisa tanto a la persona que presta el servicio como el recurso que necesita. En Desk, agrega el recurso en Equipment, indica su cantidad y asígnalo a cada servicio que lo use. Desk reserva el equipo requerido durante la cita.

Esa última condición importa: el equipo no queda reservado después de que termine la cita. Tu horario también debe contemplar el tiempo que siga ocupado después.

Cuenta los recursos utilizables, no las personas

Empieza por lo que limita cuántas citas puedes atender a la vez: una silla, una sala de tratamiento o una máquina. Cuenta las unidades que realmente están disponibles para esas citas.

Si dos especialistas comparten una sola silla, solo una cita puede usarla a la vez. Si tres especialistas comparten dos sillas intercambiables, hasta dos citas pueden usarlas al mismo tiempo. También debes revisar la disponibilidad del personal por separado.

Agrupa unidades solo si cualquiera de ellas puede atender la misma reserva. Una sala con una máquina fija quizá no sea intercambiable con una sala vacía. No agrupes recursos diferentes solo porque estén en el mismo edificio.

Las cantidades que aparecen abajo son ejemplos, no mediciones del negocio de un cliente de Desk.

Asigna el equipo compartido a cada servicio que lo necesita

Usa la app móvil de Desk para configurar tus servicios. El panel de escritorio del sitio web no reemplaza la configuración móvil de servicios descrita aquí. Conservamos los nombres de los controles en inglés para que puedas identificarlos.

1. Abre Business Settings → Equipment. Agrega el recurso compartido y establece Quantity según el número de unidades utilizables.
2. Abre Business Settings → Services. Agrega o edita un servicio que use ese recurso.
3. Define Duration y el Team Member requerido. En Required Equipment, selecciona el recurso que usa el servicio.
4. Repite el proceso con cada servicio que dependa del mismo recurso. Revisa la versión del servicio de cada miembro del equipo: la duración puede variar entre miembros.

Si a un servicio le falta el requisito de equipo, tu regla de programación puede quedar incompleta. Llamarlo “Cita con silla” no reemplaza seleccionar Required Equipment.

Desk Free incluye un miembro del equipo. Si tu configuración necesita miembros adicionales, necesitas Desk Pro; revisa el plan y los cargos actuales por puesto antes de invitarlos.

Revisa una cita que se superpone con otra

Este es un ejemplo de planificación con una silla y dos especialistas. Supongamos que ambos están trabajando y que cada servicio necesita esa misma silla.

Que el especialista B esté libre a las 10:30 no crea otra silla. La reserva propuesta necesita otro horario u otra silla adecuada.

Antes de compartir tu enlace de reservas, revisa este tipo de conflicto en tu propia configuración. Usa citas de prueba claramente identificadas sin enviar mensajes a clientes. Confirma el equipo requerido y la duración del servicio. Luego, en una vista de línea de tiempo del calendario, mantén presionada la segunda cita de prueba y arrástrala al horario ocupado.

La ayuda del calendario de Desk describe este aviso para un movimiento en conflicto: “Event could not be moved.” Un equipo requerido que ya está reservado es un ejemplo documentado. Es un comportamiento documentado; el ejemplo de arriba no es una prueba en la app en funcionamiento.

Si el resultado es diferente, revisa la cantidad, los requisitos de equipo de ambos servicios y sus duraciones antes de confiar en la configuración. Al terminar, abre cada cita de prueba y usa Cancel Event para quitarla del calendario.

Incluye el tiempo en que el recurso está ocupado

Supongamos que un servicio termina a las 11, pero la limpieza mantiene la silla ocupada hasta las 11:10. Una cita que termina a las 11 no reserva esa silla hasta las 11:10.

Al planificar las duraciones, incluye el tiempo de ocupación que necesitas proteger. Aumentar la duración de un servicio también cambia la hora de finalización de la cita y el horario del especialista asignado. Decide si eso encaja con tu forma de trabajar antes de modificarlo.

Esta guía no supone que exista un intervalo automático de limpieza independiente. Si la silla todavía necesita limpieza, la reserva de las 11:00 de la tabla es demasiado temprana.

Revisa los horarios antes de compartir el enlace

Configura Business Settings → Working Hours para cada día en que aceptes reservas, incluidos los descansos. Estos horarios limitan las reservas en línea. La disponibilidad personalizada de cada miembro también debe estar dentro del horario del negocio.

Después, revisa toda la configuración: el servicio, su especialista, su duración, la cantidad de equipos y los horarios. Una regla de recursos no corrige una duración incorrecta ni la falta de un requisito de equipo.

Una vez revisada la configuración, sigue nuestra guía para poner tu enlace de reservas en Instagram y Google. Comparte el enlace cuando las reglas reflejen lo que tu negocio puede ofrecer.

Descarga Desk para iPhone o Android para configurar tus servicios y citas. Free incluye citas y clientes ilimitados para un miembro del equipo, sin suscripción. Los miembros adicionales requieren Pro; los SMS y el procesamiento de pagos se cobran por separado.