Cómo exportar tu lista de clientes de Square, Booksy o Vagaro

En Square y Vagaro, el dueño de la cuenta descarga la lista de clientes desde su panel. Square la da en un archivo CSV y Vagaro en Excel o PDF. Con Booksy en EE. UU., pides la exportación de datos por correo y te envían el archivo. Las tarjetas guardadas se quedan atrás en todas las plataformas, y el consentimiento para mensajes de texto no siempre viene con el archivo. Mantén tu cuenta anterior abierta hasta que la nueva app funcione.

¿Qué te puedes llevar y qué se queda atrás?

Respuesta corta: te llevas nombres, teléfonos, correos y, por lo general, cumpleaños y direcciones. Las tarjetas guardadas nunca salen de la app anterior en un archivo de clientes, y el historial de citas requiere una exportación aparte o una solicitud.

Las tres apps se diferencian en quién puede exportar y cómo te llega el archivo:

Hay tres cosas que debes revisar por separado antes del cambio:

• Tarjetas guardadas. Los números de tarjeta están protegidos por las reglas de la industria de pagos (PCI), así que no aparecen en una exportación de clientes. Square solo puede pasar tarjetas a otro procesador de pagos PCI DSS Level 1, y solo si lo pide el dueño.
• Consentimiento para mensajes de texto. Una casilla importada no demuestra permiso para tus mensajes actuales. Revisa el registro original, los fines de los mensajes y cualquier baja antes de enviar. La sección de consentimiento explica qué comprobar.
• Fotos, formularios y algunas notas. La mayoría de las plataformas guardan los archivos adjuntos y los formularios firmados en el perfil de cada cliente. Las notas dependen de la plataforma, así que revísalas después de exportar.

¿Cómo exportar tu lista de clientes de Square?

Respuesta corta: entra a Square Dashboard en el navegador, abre tu directorio de clientes y usa el menú Import / Export. Export customers te da la lista de clientes y Export notes te da las notas.

1. Entra a Square Dashboard en una computadora (no en la app Square Point of Sale).
2. Ve a Customers > Customer directory > Directory.
3. Haz clic en Import / Export > Export customers.
4. Elige All Customers o grupos específicos y haz clic en Export.
5. Cuando el archivo CSV esté listo, haz clic en Download.
6. Abre Import / Export otra vez y elige Export notes para descargar las notas de tus clientes en un segundo archivo CSV.

Si un cliente está en varios grupos, Square lo exporta una sola vez. Square también crea perfiles a partir de pagos con tarjeta, así que el archivo puede traer filas con nombre pero sin teléfono ni correo.

El historial de citas es un archivo aparte. En Square Dashboard, ve a Appointments > Settings > History y haz clic en Export para descargar un CSV.

Antes de cerrar nada: el centro de ayuda de Square dice que desactivar una cuenta de Square no se puede deshacer. También dice que Square cobra por transacción, así que una cuenta abierta sin suscripción de pago no cuesta nada y guarda tus clientes como respaldo.

¿Cómo obtener tu lista de clientes de Booksy?

Respuesta corta: escribe a us.dataexport@booksy.com desde el correo de tu cuenta de Booksy y pide los datos de tus clientes. Booksy envía el archivo en un ZIP cifrado por correo y la contraseña por mensaje de texto.

1. Escribe a us.dataexport@booksy.com desde el correo vinculado a tu cuenta de negocio de Booksy, para que Booksy pueda relacionar la solicitud con tu cuenta.
2. Pide una copia de tu lista de clientes con sus datos de contacto, en un archivo CSV. Si necesitas el historial de citas, pídelo en el mismo correo.
3. Ten tu teléfono a mano. El archivo llega en un ZIP cifrado por correo, y la contraseña llega por mensaje de texto al teléfono de la cuenta.
4. Descomprime el archivo con esa contraseña y guarda el CSV en un lugar privado.
5. Espera el archivo antes de cancelar tu suscripción. Booksy no publica cuánto tarda ni cuánto tiempo guarda los datos después de que te vas.

El centro de ayuda de Booksy también indica el soporte general en info.us@booksy.com (Centro de ayuda de Booksy Biz). Úsalo si nadie responde a tu solicitud de exportación.

¿Cómo exportar tu lista de clientes de Vagaro?

Respuesta corta: solo el dueño del negocio puede exportar la lista de clientes de Vagaro. Abre Reports > Customers, quita los filtros, elige el rango de fechas más amplio y exporta en Excel.

En la computadora o tableta:

1. Ve a Reports > Customers.
2. Quita los filtros y ajusta el rango de fechas para que cubra todos los años que has usado Vagaro.
3. Selecciona Export en la esquina inferior derecha y elige Excel.

En la app de Vagaro en tu teléfono:

1. Toca More > Reports > Customers.
2. Quita los filtros y amplía el rango de fechas.
3. Abre el menú Action en la esquina superior derecha y elige Excel.

Según el centro de ayuda de Vagaro, el reporte muestra solo los clientes que conseguiste en las fechas que elegiste. Un rango corto deja fuera a clientes antiguos. Si trabajas bajo la cuenta de Vagaro de otra persona, no puedes exportar la lista tú; tiene que hacerlo el dueño del negocio.

De las tarjetas guardadas, el reporte muestra solo el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos. Si piensas cancelar, exporta primero. Según el centro de ayuda de Vagaro, para obtener tus datos después de cerrar la cuenta hay que reactivarla. Al reactivarla, vuelve el cobro de la suscripción.

Cuando tengas el archivo, el siguiente paso es pasarlo a la nueva app. Desk lee directamente los archivos exportados de Square, Booksy, Vagaro y DIKIDI, y el plan gratis incluye clientes ilimitados. Los créditos de SMS y el procesamiento de pagos se cobran aparte.

¿Cómo revisar el archivo antes de importarlo?

Respuesta corta: abre el archivo en Google Sheets o Excel y revisa cinco cosas. Son el número de filas, la columna de teléfonos, los teléfonos que faltan, los duplicados y las notas. Corregir el archivo es más rápido que corregir clientes uno por uno después de importar.

1. Número de filas. Compáralo con el número de clientes en tu app anterior. Una diferencia grande casi siempre se debe a un filtro o a un rango de fechas corto.
2. Teléfonos. Busca números convertidos en algo como 4.15E+09. Eso pasa cuando la hoja de cálculo trata los teléfonos como números para hacer cuentas. Vuelve a abrir el archivo con la columna de teléfonos en formato de texto. Para los números de EE. UU., lo más confiable es el formato completo con +1, por ejemplo +14155552671.
3. Filas sin teléfono. La mayoría de las apps de citas, incluida Desk, necesitan un teléfono para crear un cliente. Completa los que puedas o acepta que esas filas se omitirán.
4. Duplicados. La misma persona puede aparecer dos veces con nombres un poco distintos. Únelos en la app anterior antes de exportar o borra la fila de más en el archivo. Vagaro y Square tienen una herramienta para combinar perfiles.
5. Notas y fórmulas. Si guardas fórmulas de color o notas de alergias, busca a unos cuantos clientes que conozcas bien y confirma que sus notas están en el archivo. Si no están, copia a mano las importantes antes de cancelar.

Guarda el archivo en un lugar privado. Contiene datos personales de tus clientes, así que borra las copias de más cuando termines la importación.

¿El consentimiento para mensajes y las tarjetas guardadas se van con la lista?

Respuesta corta: no de forma confiable. Las tarjetas guardadas nunca vienen en el archivo, y una casilla importada no demuestra que puedas enviarle mensajes a alguien. Revisa el permiso antes de los mensajes de citas o promociones. Cuenta con que tus clientes agreguen su tarjeta otra vez cuando la nueva app la necesite.

CTIA publica recomendaciones voluntarias de mensajería, en inglés: el consentimiento corresponde al remitente y a los fines de los mensajes. Las condiciones del proveedor y la ley aplicable son requisitos distintos. Cambiar de app no necesariamente cancela un permiso válido. Comprueba que el registro original cubra tu negocio, los mensajes y los requisitos del nuevo proveedor.

Para mensajes de citas por una plataforma, usa permiso escrito o electrónico documentado. La política de mensajería de Twilio, actualizada el 13 de abril de 2026, incluye una regla específica para servicios de software. Esos servicios deben exigir que sus clientes obtengan consentimiento expreso previo por escrito de los destinatarios finales. No supongas que un sí verbal o una reserva anterior cumple las condiciones del proveedor.

En la práctica:

• Recordatorios de citas. Limítalos a la visita reservada. Comprueba el permiso documentado para tu negocio y estos mensajes antes de activarlos en la nueva app.
• Promociones, descuentos y mensajes de "te extrañamos". Usa un consentimiento escrito aparte para marketing. El permiso para citas no cubre automáticamente las ofertas. Si no puedes comprobar un permiso válido, pide uno nuevo mediante una página de reservas o un formulario escrito.
• Las bajas se respetan. Conserva las peticiones de parar, incluidas las respuestas STOP, al cambiar de app. Pausa los mensajes cubiertos por la petición. Volver a importar un cliente no es permiso para reanudar el envío.

Esta guía sobre SMS es información general, no asesoría legal. Los requisitos dependen del mensaje, la tecnología de envío, la ubicación del destinatario y las condiciones del proveedor. Haz revisar tu programa concreto, especialmente las promociones. Nuestra guía de consentimiento para SMS explica cómo pedir permiso y atender las peticiones de parar.

Las tarjetas guardadas siguen las reglas de la industria de pagos. Square solo pasa tarjetas a otro procesador PCI DSS Level 1, si lo pide el dueño, y puede tardar hasta dos semanas. Para un negocio pequeño, lo más sencillo suele ser que los clientes agreguen su tarjeta otra vez en su próxima reserva o pago.

¿Cuándo es seguro cancelar tu app de citas anterior?

Respuesta corta: cancela solo cuando la nueva app ya tenga a tus clientes, tus próximas citas y recordatorios que funcionen. Hasta entonces, la cuenta anterior es tu respaldo.

Un orden seguro para el cambio:

1. Exporta la lista de clientes y, si lo necesitas, el historial de citas.
2. Revisa en el archivo el número de filas, los teléfonos, los duplicados y las notas, y luego impórtalo en la nueva app.
3. Vuelve a crear las próximas citas en la nueva app, o deja que tus clientes reserven otra vez con tu nuevo enlace de reservas.
4. Apaga los recordatorios en la app anterior, para que tus clientes no reciban dos mensajes por la misma cita. Revisa los registros de consentimiento y bajas antes de activarlos en la nueva app.
5. Actualiza el enlace de reservas en tu bio de Instagram, tu perfil de Google Business y tu sitio web.
6. Cancela el plan de pago solo después de una o dos semanas de reservas normales.

Con Square, conserva la cuenta gratis en lugar de desactivarla. Con Vagaro, obtener los datos después de cerrar la cuenta significa pagar para reactivarla. Booksy no dice qué pasa con tus datos después de que te vas, así que consigue todos los archivos antes de cancelar.

¿Cómo pasar el archivo a Desk?

Respuesta corta: abre Dashboard > Clients > Import en el sitio web de Desk o Profile > Import clients en la app. Elige tu app anterior como origen y selecciona el archivo exportado. Cada cliente necesita un número de teléfono.

Lo que Desk espera de cada origen:

Algunas cosas que conviene saber antes de tocar Import:

• Teléfonos. Los números completos de EE. UU. y Canadá se guardan en formato +1, para que los mensajes y la detección de duplicados funcionen. Las filas sin nombre o sin teléfono se omiten y se cuentan en el resumen.
• Importa cada archivo una sola vez. Si importas el mismo archivo otra vez, los clientes se agregan por segunda vez.
• Consentimiento para mensajes. En la importación web de Desk, los archivos de Square, Vagaro y DIKIDI empiezan con el ajuste de consentimiento para SMS desactivado. Los archivos de Booksy pueden incluir un campo de permiso de comunicación. Revisa el permiso original y las bajas antes de activar mensajes de citas o promociones. Una marca importada no demuestra consentimiento válido. Si el cliente retira su permiso, pausa los mensajes cubiertos, desactiva el ajuste y conserva el registro.
• El historial se queda atrás. La importación trae solo las fichas de clientes. Las citas y los pagos anteriores se quedan en la app anterior.

La lista completa de campos compatibles está en el centro de ayuda de Desk (en inglés).

Fuentes

• Centro de ayuda de Square: Export card on file data to third-party payment processors (pasos para exportar clientes y transferir tarjetas)
• Centro de ayuda de Square: Adjust your appointment settings (exportar el historial de citas)
• Centro de ayuda de Square: Deactivate your Square account
• Centro de ayuda de Square: Add new customers to your Customer Directory (perfiles creados a partir de pagos con tarjeta)
• Comunidad de vendedores de Square: How can I export my customer list? (los clientes en varios grupos se exportan una vez)
• Centro de ayuda de Booksy Biz: ¿Cómo puedo obtener una copia de mi lista de clientes de Booksy?
• Soporte de Vagaro: Export Your Customer List
• Soporte de Vagaro: Run the Customer List Report
• Soporte de Vagaro: Cancel or Pause Your Vagaro Subscription
• CTIA: Messaging Principles and Best Practices (PDF, en inglés)
• Twilio: Política de mensajería, actualizada el 13 de abril de 2026 (requisitos de consentimiento del proveedor; revisada el 6 de octubre de 2026, en inglés)
• eCFR: 47 CFR 64.1200 (restricciones federales relacionadas con SMS; revisadas el 6 de octubre de 2026, en inglés)
• Centro de ayuda de Desk: Importing clients from other apps

Square, Booksy, Vagaro y DIKIDI son marcas de sus respectivos dueños. Desk no está afiliada a ellas. Los pasos de arriba vienen de sus centros de ayuda públicos y de una solicitud de exportación de datos a Booksy, a septiembre de 2026. Si vas a pasar tus clientes a Desk, los enlaces de descarga están abajo.