Cómo enviar una factura que tu cliente pueda pagar en línea
Crea una factura en Desk, comparte su enlace de pago y comprueba si se pagó. El estado Sent no confirma la entrega ni el pago.
Equipo de Desk
4 min de lectura
En Desk, crea una factura para el cliente, introduce el importe y la fecha de vencimiento y toca Save and send. Desk genera un enlace de pago de Stripe y abre el menú para compartir de tu teléfono. Completa el envío por el canal que elijas para que el cliente pueda pagar desde un navegador.
Un detalle es importante: Save and send también cambia la factura a Sent. Ese estado por sí solo no confirma que el mensaje llegó al cliente ni que la factura se pagó. Conservamos los nombres de los controles en inglés para que puedas identificarlos en la app.
Antes de crear la factura
El dueño del negocio debe conectar una cuenta de Stripe, según la guía en inglés, antes de que el negocio pueda aceptar pagos. Si Payments muestra el proceso de configuración, usa Connect with Stripe y complétalo. Revisa el estado de la cuenta al regresar; Active significa que los cobros y los desembolsos están habilitados.
Ten preparados el cliente correcto, el importe acordado y la fecha de vencimiento. Las facturas de Desk permiten facturar un solo importe. La descripción es opcional; úsala para ayudar al cliente a reconocer el servicio o el cargo.
Si administras más de un negocio, revisa cuál está seleccionado antes de facturar. Se aplican cargos de procesamiento y la comisión de plataforma de Desk; consulta los detalles de las comisiones, en inglés, para conocer las condiciones actuales.
Crea la factura y revisa los datos
- Abre Invoices y toca + para abrir New invoice. El número de factura ya aparece completado; puedes editarlo.
- Selecciona Client. Comprueba que sea la persona correcta antes de continuar.
- Introduce Amount y, si resulta útil, una Description que identifique el servicio o el cargo acordado.
- Configura Due date. Desk usa de forma predeterminada una fecha 7 días después; cámbiala si acordaste otra fecha.
- Revisa el cliente, el importe, la descripción y la fecha de vencimiento antes de tocar Save and send.
Estos pasos siguen la documentación de facturas de Desk, disponible en inglés.
En la descripción, incluye lo que el cliente necesita para reconocer el cargo, como el servicio y su fecha. Evita añadir notas privadas del cliente a la descripción de facturación.
Completa el envío del enlace
Después de Save and send, Desk crea la factura como Sent, genera su enlace de pago, lo copia y abre el menú para compartir. Elige al destinatario y completa el envío en la app que uses para las comunicaciones de facturación.
Si cierras el menú sin enviar el enlace, revisa tu app de mensajes en lugar de depender de la etiqueta Sent. Crear la factura y entregar su enlace son pasos distintos.
Puedes adaptar este ejemplo para un correo electrónico u otro canal que el cliente haya aceptado usar para la facturación:
Hola, aquí tienes la factura [número de factura] por [servicio]: [importe], con vencimiento el [fecha]. Puedes pagar aquí: [enlace de pago]. Si algún dato necesita corregirse, avísame antes de pagar.
Reemplaza todos los campos entre corchetes antes de enviar. Revisa de nuevo el destinatario, el importe y el enlace en el mensaje que vas a enviar. El cliente introduce los datos de pago en la página de pago; no necesita enviarte los datos de su tarjeta en una respuesta.
Revisa la factura antes de volver a cobrar
Regresa a la lista Invoices y busca el mismo número de factura. Usa los filtros de negocio y estado si lo necesitas. Revisa el cliente y el importe, además del estado.
| Estado | Qué revisar o hacer |
|---|---|
| Draft | Revísala antes de enviarla. Mark as sent cambia el estado de un borrador; no demuestra que se entregó el mensaje |
| Sent | Comprueba si realmente compartiste el enlace de pago. No lo interpretes como una confirmación de pago |
| Paid | Desk cambia la factura a Paid cuando el cliente paga. Revisa el registro correspondiente antes de solicitar otro pago |
| Overdue | Revisa la factura pendiente y su fecha de vencimiento antes de contactar al cliente |
| Void | Se ha cerrado el cobro de esa factura |
Si el cliente dice que ya pagó pero la factura sigue pendiente, verifica la factura y el registro de pago correspondientes antes de volver a cobrar. Abre Payments, con documentación en inglés. Filtra por negocio y por el tipo de pago Invoice. Revisa el cliente, el importe y el estado del pago. Resuelve la diferencia con soporte en lugar de crear otro cargo para probar el sistema.
Para ayudar a un cliente a pagar una factura pendiente que ya existe, ábrela y usa Charge client. Desk documenta opciones de pago presencial, Manual Card Entry y enlace de pago en esa pantalla. Empieza desde la factura existente para revisar su estado antes de elegir cómo cobrar.
Si necesitas anular la factura
Abre los detalles de la factura y revisa su número, el cliente y el importe antes de usar Void invoice. Anularla impide que siga cobrando y no se puede deshacer. Úsalo solo cuando quieras cerrar el cobro de esa factura.
Si ya se cobró el pago, usa el proceso de reembolso, documentado en inglés, en lugar de tratar la anulación como un reembolso.
Una factura también tiene un propósito distinto del depósito de una cita. Si quieres mantener una reserva pendiente hasta recibir un pago por adelantado, usa el proceso de depósitos documentado en nuestra guía sobre recordatorios, depósitos y ausencias. No presupongas que crear una factura independiente reserva una cita.