Cómo exportar tu lista de clientes de Square, Booksy o Vagaro

En Square y Vagaro, el dueño de la cuenta descarga la lista de clientes desde su panel. Square la da en un archivo CSV y Vagaro en Excel o PDF. Con Booksy en EE. UU., pides la exportación de datos por correo y te envían el archivo. Las tarjetas guardadas se quedan atrás en todas las plataformas, y el consentimiento para mensajes de texto no siempre viene con el archivo. Mantén tu cuenta anterior abierta hasta que la nueva app funcione.

¿Qué te puedes llevar y qué se queda atrás?

Respuesta corta: te llevas nombres, teléfonos, correos y, por lo general, cumpleaños y direcciones. Las tarjetas guardadas nunca salen de la app anterior en un archivo de clientes, y el historial de citas requiere una exportación aparte o una solicitud.

Las tres apps se diferencian en quién puede exportar y cómo te llega el archivo:

Hay tres cosas que se quedan atrás en todas las plataformas:

• Tarjetas guardadas. Los números de tarjeta están protegidos por las reglas de la industria de pagos (PCI), así que no aparecen en una exportación de clientes. Square solo puede pasar tarjetas a otro procesador de pagos PCI DSS Level 1, y solo si lo pide el dueño.
• Consentimiento para mensajes de texto. La autorización que un cliente te dio en una app no se transfiere como una casilla en la que puedas confiar. La sección sobre consentimiento de esta guía explica por qué.
• Fotos, formularios y algunas notas. La mayoría de las plataformas guardan los archivos adjuntos y los formularios firmados en el perfil de cada cliente. Las notas dependen de la plataforma, así que revísalas después de exportar.

¿Cómo exportar tu lista de clientes de Square?

Respuesta corta: entra a Square Dashboard en el navegador, abre tu directorio de clientes y usa el menú Import / Export. Export customers te da la lista de clientes y Export notes te da las notas.

1. Entra a Square Dashboard en una computadora (no en la app Square Point of Sale).
2. Ve a Customers > Customer directory > Directory.
3. Haz clic en Import / Export > Export customers.
4. Elige All Customers o grupos específicos y haz clic en Export.
5. Cuando el archivo CSV esté listo, haz clic en Download.
6. Abre Import / Export otra vez y elige Export notes para descargar las notas de tus clientes en un segundo archivo CSV.

Si un cliente está en varios grupos, Square lo exporta una sola vez. Square también crea perfiles a partir de pagos con tarjeta, así que el archivo puede traer filas con nombre pero sin teléfono ni correo.

El historial de citas es un archivo aparte. En Square Dashboard, ve a Appointments > Settings > History y haz clic en Export para descargar un CSV.

Antes de cerrar nada: el centro de ayuda de Square dice que desactivar una cuenta de Square no se puede deshacer. También dice que Square cobra por transacción, así que una cuenta abierta sin suscripción de pago no cuesta nada y guarda tus clientes como respaldo.

¿Cómo obtener tu lista de clientes de Booksy?

Respuesta corta: escribe a us.dataexport@booksy.com desde el correo de tu cuenta de Booksy y pide los datos de tus clientes. Booksy envía el archivo en un ZIP cifrado por correo y la contraseña por mensaje de texto.

1. Escribe a us.dataexport@booksy.com desde el correo vinculado a tu cuenta de negocio de Booksy, para que Booksy pueda relacionar la solicitud con tu cuenta.
2. Pide una copia de tu lista de clientes con sus datos de contacto, en un archivo CSV. Si necesitas el historial de citas, pídelo en el mismo correo.
3. Ten tu teléfono a mano. El archivo llega en un ZIP cifrado por correo, y la contraseña llega por mensaje de texto al teléfono de la cuenta.
4. Descomprime el archivo con esa contraseña y guarda el CSV en un lugar privado.
5. Espera el archivo antes de cancelar tu suscripción. Booksy no publica cuánto tarda ni cuánto tiempo guarda los datos después de que te vas.

El centro de ayuda de Booksy también indica el soporte general en info.us@booksy.com (Centro de ayuda de Booksy Biz). Úsalo si nadie responde a tu solicitud de exportación.

¿Cómo exportar tu lista de clientes de Vagaro?

Respuesta corta: solo el dueño del negocio puede exportar la lista de clientes de Vagaro. Abre Reports > Customers, quita los filtros, elige el rango de fechas más amplio y exporta en Excel.

En la computadora o tableta:

1. Ve a Reports > Customers.
2. Quita los filtros y ajusta el rango de fechas para que cubra todos los años que has usado Vagaro.
3. Selecciona Export en la esquina inferior derecha y elige Excel.

En la app de Vagaro en tu teléfono:

1. Toca More > Reports > Customers.
2. Quita los filtros y amplía el rango de fechas.
3. Abre el menú Action en la esquina superior derecha y elige Excel.

Según el centro de ayuda de Vagaro, el reporte muestra solo los clientes que conseguiste en las fechas que elegiste. Un rango corto deja fuera a clientes antiguos. Si trabajas bajo la cuenta de Vagaro de otra persona, no puedes exportar la lista tú; tiene que hacerlo el dueño del negocio.

De las tarjetas guardadas, el reporte muestra solo el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos. Si piensas cancelar, exporta primero. Según el centro de ayuda de Vagaro, para obtener tus datos después de cerrar la cuenta hay que reactivarla. Al reactivarla, vuelve el cobro de la suscripción.

Cuando tengas el archivo, el siguiente paso es pasarlo a la nueva app. Desk lee directamente los archivos exportados de Square, Booksy, Vagaro y DIKIDI, y el plan gratis incluye clientes ilimitados. Los créditos de SMS y el procesamiento de pagos se cobran aparte.

¿Cómo revisar el archivo antes de importarlo?

Respuesta corta: abre el archivo en Google Sheets o Excel y revisa cinco cosas. Son el número de filas, la columna de teléfonos, los teléfonos que faltan, los duplicados y las notas. Corregir el archivo es más rápido que corregir clientes uno por uno después de importar.

1. Número de filas. Compáralo con el número de clientes en tu app anterior. Una diferencia grande casi siempre se debe a un filtro o a un rango de fechas corto.
2. Teléfonos. Busca números convertidos en algo como 4.15E+09. Eso pasa cuando la hoja de cálculo trata los teléfonos como números para hacer cuentas. Vuelve a abrir el archivo con la columna de teléfonos en formato de texto. Para los números de EE. UU., lo más confiable es el formato completo con +1, por ejemplo +14155552671.
3. Filas sin teléfono. La mayoría de las apps de citas, incluida Desk, necesitan un teléfono para crear un cliente. Completa los que puedas o acepta que esas filas se omitirán.
4. Duplicados. La misma persona puede aparecer dos veces con nombres un poco distintos. Únelos en la app anterior antes de exportar o borra la fila de más en el archivo. Vagaro y Square tienen una herramienta para combinar perfiles.
5. Notas y fórmulas. Si guardas fórmulas de color o notas de alergias, busca a unos cuantos clientes que conozcas bien y confirma que sus notas están en el archivo. Si no están, copia a mano las importantes antes de cancelar.

Guarda el archivo en un lugar privado. Contiene datos personales de tus clientes, así que borra las copias de más cuando termines la importación.

¿El consentimiento para mensajes y las tarjetas guardadas se van con la lista?

Respuesta corta: no de forma confiable. Las tarjetas guardadas nunca vienen en el archivo, y una casilla de consentimiento de otra app no demuestra que puedas enviarle mensajes a alguien. Planea pedir de nuevo el consentimiento para mensajes promocionales. Y cuenta con que tus clientes agreguen su tarjeta otra vez cuando la nueva app la necesite.

Las pautas de mensajería de la industria móvil dicen que la autorización de un consumidor "no debe ser transferible ni cedible". Aplica solo al remitente que la obtuvo (traducción; CTIA Messaging Principles and Best Practices, en inglés). Los operadores móviles esperan que los mensajes de negocios sigan estas pautas. Por eso, trata el consentimiento que un cliente dio en tu app anterior como algo que debes confirmar otra vez, no como algo que el archivo demuestra.

En la práctica:

• Los recordatorios de una cita que el cliente reservó son mensajes informativos. Son los mensajes más seguros de enviar.
• Las promociones, los descuentos y los mensajes de "te extrañamos" necesitan la autorización por escrito del cliente. No los envíes a una lista importada hasta que cada cliente vuelva a aceptar, por ejemplo cuando reserve o llegue a su próxima cita.
• Las bajas se respetan. Si un cliente respondió STOP en la app anterior, no le envíes mensajes desde la nueva.

Las reglas para mensajes de negocios han cambiado en los últimos dos años. En 2026, una decisión de un tribunal federal de apelaciones cambió la regla del consentimiento por escrito solo para Texas, Luisiana y Misisipi. Este artículo es información general y no es asesoría legal. Si los mensajes de texto son clave en tu marketing, consulta a un abogado que conozca la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA).

Las tarjetas guardadas siguen las reglas de la industria de pagos. Square solo pasa tarjetas a otro procesador PCI DSS Level 1, si lo pide el dueño, y puede tardar hasta dos semanas. Para un negocio pequeño, lo más sencillo suele ser que los clientes agreguen su tarjeta otra vez en su próxima reserva o pago.

¿Cuándo es seguro cancelar tu app de citas anterior?

Respuesta corta: cancela solo cuando la nueva app ya tenga a tus clientes, tus próximas citas y recordatorios que funcionen. Hasta entonces, la cuenta anterior es tu respaldo.

Un orden seguro para el cambio:

1. Exporta la lista de clientes y, si lo necesitas, el historial de citas.
2. Revisa en el archivo el número de filas, los teléfonos, los duplicados y las notas, y luego impórtalo en la nueva app.
3. Vuelve a crear las próximas citas en la nueva app, o deja que tus clientes reserven otra vez con tu nuevo enlace de reservas.
4. Apaga los recordatorios en la app anterior, para que tus clientes no reciban dos mensajes por la misma cita.
5. Actualiza el enlace de reservas en tu bio de Instagram, tu perfil de Google Business y tu sitio web.
6. Cancela el plan de pago solo después de una o dos semanas de reservas normales.

Con Square, conserva la cuenta gratis en lugar de desactivarla. Con Vagaro, obtener los datos después de cerrar la cuenta significa pagar para reactivarla. Booksy no dice qué pasa con tus datos después de que te vas, así que consigue todos los archivos antes de cancelar.

¿Cómo pasar el archivo a Desk?

Respuesta corta: abre Dashboard > Clients > Import en el sitio web de Desk o Profile > Import clients en la app. Elige tu app anterior como origen y selecciona el archivo exportado. Cada cliente necesita un número de teléfono.

Lo que Desk espera de cada origen:

Algunas cosas que conviene saber antes de tocar Import:

• Teléfonos. Los números completos de EE. UU. y Canadá se guardan en formato +1, para que los mensajes y la detección de duplicados funcionen. Las filas sin nombre o sin teléfono se omiten y se cuentan en el resumen.
• Importa cada archivo una sola vez. Si importas el mismo archivo otra vez, los clientes se agregan por segunda vez.
• Consentimiento para mensajes. Desk solo envía mensajes a los clientes que tienen marcado el consentimiento para recibirlos, y pueden responder STOP en cualquier momento. Las exportaciones de Square, Vagaro y DIKIDI no tienen un campo de consentimiento, así que esos clientes empiezan con los mensajes apagados. Un archivo de Booksy puede incluir la preferencia de mensajes que el cliente eligió en Booksy, y Desk la conserva. Confirma tú mismo el consentimiento antes de enviar algo que no sea sobre sus citas.
• El historial se queda atrás. La importación trae solo las fichas de clientes. Las citas y los pagos anteriores se quedan en la app anterior.

La lista completa de campos compatibles está en el centro de ayuda de Desk (en inglés).

Fuentes

• Centro de ayuda de Square: Export card on file data to third-party payment processors (pasos para exportar clientes y transferir tarjetas)
• Centro de ayuda de Square: Adjust your appointment settings (exportar el historial de citas)
• Centro de ayuda de Square: Deactivate your Square account
• Centro de ayuda de Square: Add new customers to your Customer Directory (perfiles creados a partir de pagos con tarjeta)
• Comunidad de vendedores de Square: How can I export my customer list? (los clientes en varios grupos se exportan una vez)
• Centro de ayuda de Booksy Biz: ¿Cómo puedo obtener una copia de mi lista de clientes de Booksy?
• Soporte de Vagaro: Export Your Customer List
• Soporte de Vagaro: Run the Customer List Report
• Soporte de Vagaro: Cancel or Pause Your Vagaro Subscription
• CTIA: Messaging Principles and Best Practices (PDF, en inglés)
• Holland & Knight: TCPA reset: Fifth Circuit rejects prior express written consent rule (en inglés)
• Centro de ayuda de Desk: Importing clients from other apps

Square, Booksy, Vagaro y DIKIDI son marcas de sus respectivos dueños. Desk no está afiliada a ellas. Los pasos de arriba vienen de sus centros de ayuda públicos y de una solicitud de exportación de datos a Booksy, a septiembre de 2026. Si vas a pasar tus clientes a Desk, los enlaces de descarga están abajo.